نوشتن یک نامه رسمی به انگلیسی در موقعیت های متفاوتی از جمله شرایط مختلف کاری، تحصیلی و مهاجرتی نیاز می باشد. ممکن است لازم باشد شما به مدیر یک شرکت خارجی بازرگانی نامه ای ارسال کنید. شاید قصد دارید برای مهاجرت تحصیلی به اساتید دانشگاه های معتبر در کشورهای انگلیسی زبان نامه ای رسمی ارسال کنید. شما البته برای مهاجرت کاری نیاز به اخذ نمره قابل تایید دانشگاه مقصد در آزمون آیلتس جنرال خواهید بود. شما در قسمت رایتینگ تسک 1 آزمون آیلتس نیاز به نوشتن یک نامه رسمی خواهید داشت.
اگر در حال خواندن این مقاله هستید پس به احتمال زیاد در یکی از این شرایط قرار دارید. بیشترین موردی که زبان آموزان جهت یادگیری نحوه نوشتن نامه رسمی به انگلیسی منابع مختلف را جستجو می کنند، رایتینگ آزمون آیلتس می‌باشد. بنابرین در قسمت بعدی در مورد طریق نوشتن نامه رسمی در تسک 1 آزمون آیلتس صحبت می کنیم. البته تفاوتی نمی کند در کدام موقعیت هستید زیرا نوشتن یک نامه رسمی اصول و ساختار خاص خود را دارد و در همه موقعیت ها مشترک است. برای تقویت مهارت رایتینگ به مقاله 17 روش کارآمد برای تقویت رایتینگ مراجعه کنید.
ما قصد داریم در این مقاله نحوه نوشتن یک نامه رسمی را با ساختار استاندارد و صحیح به شما آموزش دهیم. سپس انواع نامه رسمی، اهمیت لحن نامه، ساختار نامه رسمی و اصطلاحات رایج در نامه نگاری رسمی به انگلیسی را معرفی و بررسی می کنیم. در انتهای مقاله نیز یک نمونه نامه رسمی به انگلیسی را برای آشنایی بیشتر شما آورده ایم.
نامه رسمی در آیلتس جنرال تسک 1
طبق عکس بالا سوال تسک 1 آزمون آیلتس از سه قسمت مختلف تشکیل شده است. قسمت اول اطلاعات کلی در مورد اینکه چرا این نامه باید نوشته شود را ارائه می دهد. قسمت دوم در مورد اینکه داوطلب در چه مورد باید نامه خود را بنویسد باشد و لحن نامه که می تواند رسمی یا غیر رسمی باشد. در قسمت سوم نیز جزئیاتی که باید حتما در نامه در مورد آنها نوشته شود آورده شده است.
انواع نامه رسمی به انگلیسی
شما در آزمون آیلتس یا موقعیت های اداری و مراودات بازرگانی یا حتی موارد تحصیلی به انواع مختلفی از نامه رسمی نیاز خواهید داشت که در زیر 6 مورد اصلی و خیلی رایج از این نامه ها را مشاهده می کنید.
| ردیف |
نوع نامه |
معنی فارسی |
| 1 | A letter of request | نامه در خواست |
| 2 | A letter of condolence | نامه تسلیت |
| 3 | A letter of appreciation | نامه قدردانی |
| 4 | A letter of advice, feedback or suggestion | نامه توصیه، بازخورد یا پیشنهاد |
| 5 | A letter of apology | نامه عذرخواهی |
| 6 | A letter of complaint | نامه شکایت |
ساختار تمام انواع مختلف نامه های رسمی معرفی شده در بالا یکسان است اما لغات و اصطلاحات استفاده شده در آنها و همچنین لحن آنها می تواند متفاوت باشد.
اهمیت لحن نامه رسمی به انگلیسی
لحن نامه از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و انتخاب لحن نامه کاملا به رابطه شما با شخصی که نامه را برایش می نویسید بستگی دارد. دو نوع لحن اصلی برای نامه های انگلیسی عبارتند از رسمی (Formal) و غیررسمی (Informal).
اگر قصد دارید به خانواده یا دوستان خود نامه بنویسید از لحن غیر رسمی و کلمات و اصطلاحات عامیانه تر استفاده می کنید. اگر گیرنده نامه شما رئیس شما یا استاد دانشگاه شما باشد لحن شما باید رسمی و اصطلاحات و لغاتی که به کار می برید مناسب نوع رابطه شما باشند. با استفاده از لحن نادرست می تواند عجیب به نظر برسد و حتی غیر محترمانه باشد.
اگر در آزمون آیلتس از لحن نادرست استفاده کنید بخش بزرگی از نمره رایتینگ خود را از دست خواهید دارد و اگر در شرایط کاری و یا مهاجرتی از لحن مناسب و رسمی در نامه خود استفاده نکنید به هیچ وجه به مقصود خود نخواهید رسید و درخواست شما به طور قطعی رد خواهد شد. برای داشتن مهارت در نوشتن یک نامه متقاعد کننده و با ساختار عالی ابتدا نیاز است زبان عمومی شما از سطح خوبی برخودار باشد. پیشنهاد ما برای تقویت زبان عمومی شما دوره های آنلاین آموزش زبان ترمیک آرمانی می باشد.
ساختار یک نامه رسمی
همانطور که اشاه شد، ساختار تمام انواع مختلف نامه رسمی به انگلیسی یکسان است. یک نامه رسمی کامل و بی نقص از 5 بخش مختلف تشکیل شده است که در زیر معرفی کرده ایم. در نوشتن نامه شما باید بین هرکدام از این بخش ها یک خط فاصله قرار دهید و بخش بعدی را شروع به نوشتن کنید.
| ردیف | بخش های مختلف نامه رسمی به انگلیسی | ترجمه به فارسی |
| 1 | The salutation | سلام اول نامه |
| 2 | The statement of purpose | عبارت هدف |
| 3 | The situational details | جزئیات وضعیتی |
| 4 | The statement of request | عبارت درخواست |
| 5 | The farewell | خداحافظی آخر نامه |
- سلام اول نامه در آزمون آیلتس برای شما نوشته خواهد شد. سلام های متداول در آزمون آیلتس برای نامه های رسمی معمولا یکی از دو عبارت زیر است:
,To whom it may concern
,Dear Sir or Madam
- عبارت هدف یک پاراگراف کوتاه در اول نامه است که میگوید شما به چه دلیل قصد نوشتن نامه را دارید. این بخش معمولا یک یا دو جمله بیشتر نیست.
- جزئیات وضعیتی جزو پاراگراف بدنه نامه شما می باشد که در آنجا شما با جزئیات وضعیتی که بخاطر آن در حال نوشتن نامه هستید را برای خواننده شرح و بسط می دهید. این قسمت از نامه بخش اعظم نامه رسمی شما را تشکیل می دهد.
- عبارت درخواست جایی است که شما اعلام می کنید هدف شما و درخواست نهایی شما از نوشتن این نامه چه بوده و انتظار دارید خواننده چه اقداماتی برای شما انجام دهد.
- عبارت خداحافظی شامل چند کلمه کوتاه برای تمام کردن نامه است. سه نمونه از عبارات معمولی که برای خداحافظی به کار می رود در زیر آورده شده است:
,Yours sincerely
,Yours faithfully
,Gratefully yours
تفاوت های نامه رسمی و غیر رسمی به انگلیسی
نامه های رسمی و غیر رسمی از جنبه های مختلفی باهم تفاوت دارند. شما برای ن
وشتن یک نامه غیر رسمی باید این تفاوت ها را در نظر بگیرید و آنها را در نامه رسمی خود اعمال کنید. تصحیح کننده نامه آیلتس یا به طور کلی خواننده نامه با توجه به پارامترهایی که در جدول زیر معرفی شده است در مورد لحن نامه شما قضاوت می کند.
| نامه غیررسمی به انگلیسی | نامه رسمی به انگلیسی |
| می توانید از عبارات مخفف استفاده کنید. | عبارات مخفف مانند can’t و I’m استفاده نکنید. |
| پیام به صورت دوستانه و با استفاده از
اصطلاعات عامیانه منتقل می شود. |
نباید از اصطلاحات عامیانه و کوچه بازاری
استفاده کنید. |
| نباید از اصطلاحات اداری و کاری و کاملا رسمی
استفاده کرد. |
لغات رسمی و عبارات پیچیده تری
استفاده می شود. |
| ساختار جملات و افعال بیشتر معلوم و شخصی است. | برای تبدیل نامه به یک نامه حرفه ای و کاملا رسمی گاهی از فرم مجهول افعال استفاده می کند. |
در جدول زیر چند نمونه از عبارات غیر رسمی و عامیانه و معادل رسمی آنها را مشاهده می کنید.
جمع بندی
داشتن توانایی در نوشتن نامه رسمی به انگلیسی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. هرچند برای آزمون ها گاهی لازم به نوشتن نامه های غیر رسمی است اما در واقع نامه های غیر رسمی دیگر در زندگی دیگر امروزه کاربردی ندارند. همه ما اگر بخواهیم با دوستان و خانواده در ارتباط باشیم از شبکه های اجتماعی استفاده می کنیم. اما نامه ها و ایمیل های رسمی بسیار کاربردی هستند و هر روزه هزاران نامه و ایمیل بین شرکت های تجاری و ارگان های آموزشی رد و بدل می شود.
تنها کاربرد نامه های غیر رسمی، آزمون های زبان انگلیسی و سنجش سطح دانش و مهارت زبان شما در رایتینگ است. اما بهتر است نوشتن نامه و ایمیل رسمی را تمرین کنید زیرا حتما برای تحصیل و کار بارها به آن احتیاج پیدا خواهید کرد.
پیشنهاد ما برای تقویت مهارت های زبانی خود جهت شرکت در آزمون آیلتس دوره های آیلتس آرمانی می باشد.
نمونه نامه رسمی به انگلیسی
در زیر یک نمونه نامه رسمی به انگلیسی را برای آشنایی بیشتر با فرم و ساختار این نامه ها مشاهده می کنید.
